Buchführung

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.

§ 238 Handelsgesetzbuch

Eine Unternehmergesellschaft ist keine eigene Rechtsform, sondern nur eine Variante der GmbH (siehe auch hier). Damit unterliegt sie auch den gleichen Buchführungs- und Veröffentlichpflichten wie eine GmbH, wobei es für kleine Unternehmen einige sehr nützliche Erleichterungen gibt. Dennoch ist die Buchführung für viele Gründer eine eher unbeliebte Aufgabe. Das ist schade, denn wenn die Buchführung richtig angegangen wird, ist sie schnell gemacht und bringt sogar Spaß.

Ich persönlich hatte das Glück sowohl in der Schule als auch während meines Studiums einiges über Buchführung lernen zu dürfen. Und dennoch war ich am Anfang unsicher, ob ich die Buchführung ohne fremde Hilfe machen kann. Die meisten Foren und Gründerseiten raten davon ab und weisen entsprechend auf die Risiken hin. 

Die Arne Heinold UG (haftungsbeschränkt) hat sehr überschaubare Ein- und Ausgaben, die einer sehr geringen Komplexität unterliegen. Aus diesem Grund habe ich mich dazu entschlossen die Buchführung selber zu machen. Mein Vorgehen und meine "lessons learned" möchte ich auf diesen Seiten mit Gleichgesinnten teilen.

Anleitung zur Buchführung

Eine ordnungsgemäße Buchführung ist Voraussetzung für den Jahresabschluss und die Steuerabrechnung. Nicht vergessen werden sollte auch, dass die Buchführung für jedes Unternehmen das zentrale Element der Kontrolle und Optimierung aller Geschäftsvorfälle ist.

Prinzipiell ist jeder Geschäftsvorfall zu erfassen - von den Einnahmen aus Zinsen bis zu den Ausgaben für Kontoführungsgebühren. Die Buchung erfolgt gemäßt der doppelten Buchführung in Form von sog. Buchungssätzen. Meine Buchempfehlung für den Einstieg in die doppelte Buchführung (und viele andere Themen) ist "Industrielles Rechnungswesen" von Schmolke, Deitermann und Rückwart (zu bestellen hier). Das Buch fängt bei den Grundlagen an und verdeutlicht die gesamte Thematik mit vielen realistischen Beispielen.

Die Buchführung wird oft elektronisch mit eigener Software gemacht, was ab einer gewissen Größe und Komplexität auch absolut sinnvoll ist. Für ein sehr kleines Unternehmen mit weniger als 100 Buchungen pro Jahr jedoch nicht. Die Buchführung für die Arne Heinold UG (haftungsbeschränkt) habe ich mit der Tabellenkalkulation OpenOffice (vergleichbar mit Excel) gemacht.

Kontenplan

Bei jedem Buchungssatz muss das Soll- und das Haben-Konto angegeben werden. Um hier einen gewissen "Standard" zu verwenden wird ein sog. Kontenplan aufgestellt, welche mehr oder weniger "frei" definiert werden kann. In meinem Fall habe ich mich am Industrie Kontenrahmen (IKR) orientiert, aber hier und da ein paar für mich nützliche Konten eingeführt. Insgesamt habe ich im ersten Geschäftsjahr folgende Konten verwendet:

Bestandskonten

  • Aktivkonten
    • Ausstehendes Kapital
    • Bankkonto (Sparkasse)
  • Passivkonten
    • Verbindlichkeiten ggü. Gesellschaftern

Erfolgskonten

  • Aufwandskonten
    • Rechts- und Beratungskosten
    • Justizkasse Hamburg
    • Bankgebühren
    • Büromaterial
    • (Internet-)Hosting
    • Design
    • Handelskammer
  • Ertragskonten
    • Erträge aus Registrierungen
    • Erträge aus Beratungen

Buchungssätze

Jeder Buchungssatz aus meinem ersten Geschäftsjahr (2015) hat zwei der o.g. Konten betroffen. Ich habe von der Kleinunternehmerregelung gebrauch gemacht, wodurch ich keine (komplexen) Steuerbuchungen vornehmen musste. Neben dem Soll- und Haben-Konto wird auch das Datum, der Betrag und eine kurze Beschreibung angegeben. Hier ein paar Beispiele:

Buchungssatz zur Zahlung der Gründungskosten:

  • Datum: 09.02.2015
  • Grund: Gründungskosten Notar
  • Soll: Bankkonto (Sparkasse)
  • Haben: Rechts- und Beratungskosten
  • Betrag: 792,54 Euro

Buchungssatz für Erhalt von Geld für Beratungstätigkeiten:

  • Datum: 01.06.2015
  • Grund: Beratung lt. Rechnung 2015-01
  • Soll: Erträge aus Beratungen
  • Haben: Bankkonto (Sparkasse)
  • Betrag: 140,00 Euro

Alle meine Buchungssätze habe ich untereinander geschrieben und zusätzlich in jedem Konto erfasst. Am Ende des Geschäftsjahres habe ich die Konten abgeschlossen, also die Soll- und Haben-Seite bzw. Aktiv- und Passiv-Seite ausgeglichen.

Der nächste Schritt war nun der Jahresabschluss und die Steuerabrechnung.  

Hast Du Fragen zu diesem Thema oder hättest Du gerne weitere Beispiele? Ich freue mich auf dein Feedback und Deine Nachricht über das Kontaktformular.